即使你不把所準備的幻燈片投射到投影儀上去，幻燈片仍然是一個強大的組織工具。但是如果你準備利用它來介紹你的想法，還是有一些特定的原則需要遵循。讓我借用來自於另一段有爭論的話來說明我的觀點：“幻燈片本身並不會使聽眾厭倦，而如果懶散的演講者誤用了幻燈片，就會讓聽眾郁悶。”
幻燈片不會為任何聽眾制造興奮和沖動的情緒。它不會讓聽眾“準備好吵吵嚷嚷”，或是在人群中散播令人焦慮、激動的傳言。在演講者登臺以後，還可能必須自己打開投影儀，調整好圖像，在電腦鍵盤上敲敲打打，直到幻燈片的標誌出現在屏幕上為止。毫無疑問，這個過程總會讓聽眾厭倦不堪。我們已經習慣了那種充斥了復雜的文本、容易導致眼睛疲勞和頭痛的演講。每一次幻燈片出現在屏幕上的時候，我們都會不無悲哀地想，又有一場夠受的長篇大論了。如此這般地被誤用和濫用，幻燈片幾乎已經失去了很多經理人的信任，以至於他們要把它從會議中排除出去。

利用幻燈片成就成功演講所需遵循的規則

幻燈片的內在特性決定了它是一個很好的工具，然而不幸的是，它可以而且通常讓聽眾走神——一旦被放在本意很好但卻不知道自己應該做什麽的演講者手中的時候就會如此。下面列出了一些在演講中使用幻燈片的重要規則：
規則1：使用幻燈片去幫助，而不是去迷惑你的聽眾
視覺要與聽覺配合。聽眾看到的也必須與他們所聽到的相匹配。這通常是傳播學院的教授給所有電視新聞記者上的第一課。這意味著先把你要說的東西寫下來，然後再為其配以相輔的圖片。這一條公理已經在指導著你所看到的所有電視新聞故事的制作：聽覺第一，視覺其次。電視新聞記者們把東西寫下來，錄制，然後使視覺效果與之相配套。否則，這些故事就會很難令人理解，也就沒有人能夠編輯它們了。當你制作幻燈片時，這是一條至為關鍵的規則。
每一張幻燈片都應當能夠增強聽覺效果。這就意味著，屏幕上的信息必須能夠反映並且支持你所表達的觀點。在制作每張幻燈片的時候，都要遵循這一規則。
但是，即便是經驗豐富的演講者，也總是要質疑這一觀點。以前，有些公司的職員曾試圖向我解釋，如果聽眾在傾聽他們說話的同時，能夠自己去閱讀幻燈片上的其他信息就好了。那樣每個人都能各取所需。他們的意思就是，如果聽眾在傾聽演講內容的同時，可以通過閱讀來進行消化的話，那麽演講者就可做到事半功倍。而我要說的是：那樣的話，結果只能是事倍功半！如果在屏幕上展示給聽眾看的東西並不能夠反映演講者正在談論的內容，那麽每個人都將感到不明所以；如果演示文檔只是一味添加輔助信息而不能簡明扼要地加強聽眾對演講內容的理解，那麽聽眾一定會感到頭痛不堪，而演講本身很快就會變成所有人的負擔。聽眾們會想：“啊哈，看看，又來了個異想天開的家夥！”總之，你需要確保屏幕上顯示出來的那些文字、表格和圖片能夠支持並加強從你口中說出的內容。
規則2：選用妙趣橫生的語言、更精煉的文字、更清晰的字體來構築你的文本
幻燈片的每一頁都應當使你的觀點具有一種視覺上的沖擊力。不過你要註意不要使這種沖擊力適得其反，把聽眾都趕跑。你所利用的文字越容易被聽眾理解，你制作的幻燈片就越能和你所講述的東西匹配起來。盡量使用大一點的字號，並控制好每一頁上的單詞數。我曾經看到過各種各樣的配置：例如一頁上面只有7～10個單詞，或者用22號或26磅以上的字體，等等。我這裏沒有什麽嚴格的字數限制來指導你。其實，你只要能夠保證出現在屏幕上的單詞能夠一絲不茍地反映並適度加強你所談論的內容就好。你也不需要準確地打出每一個字，只顯示一些你要說的有用的、有氣勢的單詞即可。
要做到這一點，你可以放進去一些表達生動的動詞、形容詞和副詞——就像你說話時所做的那樣，再加上一個副標題以作陪襯。你務必要使你的演示文本變得有趣、有力、嚴肅而且有深度；最重要的是，千萬不要讓它變得乏味不堪。當你規劃你的整個演講時，擬一個生動的、含義雋永的標題將是一個很好的開端。
這裏有一個例子：讓我們來想象一下，你正要圍繞上個月持續低迷的銷售業績做一個演講。
● 無效的、乏味的標題：十月份銷售情況
這個標題不會讓任何人心跳加速，或者引出任何迫切的期待。它僅僅是一個標簽而已。類似這樣的幻燈片隨處可見，但卻不會起到鼓舞人心的作用，也不會促進演講者與聽眾之間的溝通。它只是讓聽眾明白演講者現在所講的話題，別無它用。它同時顯示出這名申請者並沒有認真準備，也沒有花任何心思和精力去幫助聽眾理解演講的主題。這對於演講者來說並不會有絲毫益處，除非他（她）的目標是在演講廳裏制造一種昏昏欲睡的氣氛。

● 普通、毫無新意的標題：十月份銷售情況——業績下滑
類似這樣普通的標題雖然不會對演講效果造成什麽危害，卻也一點都不能幫助演講者。雖然它確實讓聽眾的腦中有了一個概念，讓他們明白他們即將聽到的是什麽，並且讓他們期待著能在後面聽到一些有意思的東西，但在其中聽眾卻感受不到任何強烈的情緒，也沒有什麽東西能夠吸引他們去一直關註這個演講。其實，再稍稍多付出一點努力，演講者就可以比這個做得更好。

● 出色的標題：十月份的銷售業績令人失望——為什麽我們與銷售目標擦肩而過？
在很多層面上，這一標題都是有效的。出色的標題會告訴聽眾他們即將聽到些什麽，並且給他們一個關註這一演講的理由。上面這個標題給原本平淡的事實賦予了一些感情色彩（“失望”）和智慧，它告訴聽眾：演講者確實付出了真心的努力，以使聽眾所付出的寶貴時間物有所值。
記住，要把單詞數量保持在一個很低的水平，但是要讓字母的尺寸大一些。這可能是本章、甚至是本書中最有用的一個小技巧。如果你可以使每一頁幻燈片上的單詞數量保持在你感覺舒服的最低的水平上，你就可以幫助聽眾很容易地理解並快速領悟你的主題句和支持性陳述。在進行演講之前，你需要努力去推敲每一頁上的文字。得心應手地使用幻燈片的關鍵是確保你所制作的幻燈片能夠促使聽眾打心眼兒裏支持你站在講臺上，對他們講話。我的建議是你使用盡量少的單詞，同時要選擇那些有趣的、充滿活力和洞察力的詞匯。

規則3：圖表的選擇——以簡潔明了為第一原則

幻燈片的“圖表”功能很強大，用起來也很有意思。我看到有很多的演講者癡迷於從Excel表格中導出一些重要的數字，用它來制作條形圖、餅圖、折線圖、3D圖等。而所有這些，只要輕輕一點或者兩點就能完成。演講者們經常會帶著驕傲和巨大的成就感，把這些圖表展示給他們的聽眾，就好像一個二年級的小學生把他在學校完成的一件美術作業給他媽媽看時所說的那樣：“看我做的，媽媽！”
現在，我要給那些沈迷於圖表的演講者們潑點冷水了：聽眾中沒有人會承認他們被你制作條形圖的技巧所折服。相反，他們會為演講者能夠幫助他們簡單迅速地理解一些趨勢、模式和問題的技巧所打動。這兩種技巧是截然不同的。制作精致的、詳細的、好看的圖表並不能夠保證演講的成功。而制作易於理解的、可以有力支持主題句的圖表，才是通向成功演講的必由之路。
這就是一些演講者翻船的地方。他們以為那些眩目的、不遺余力苛求細節的圖表可以使他們的演講具有一種超越語言的巨大力量。但如果真是這樣的話，他們就應該把他們的條形圖直接發電子郵件給聽眾，以便他們能夠以自己喜歡的方式來享受這些圖表的美輪美奐了。
如果你打算在你的演講中運用圖表的話，我這裏有一些具體的技巧，可以幫助你運用幻燈片來加強你同聽眾之間的聯系。
少即是多。當在一張幻燈片中配上一個簡單整潔的圖表時，你應當能用一句簡單易懂的話來告訴聽眾這張幻燈片想要表明的是什麽。然後，你就可以繼續描述這張幻燈片裏面的每一個要素是怎樣來支持每一個簡單假設的。這裏有一個關於差勁的銷售業績的生動描述：
在這一頁中，我們按照生產線分解了十月份的銷售損失。你們可以看到，這幅圖的確很難看：這條藍色帶表明我們在硬件銷售方面明顯落後，黃色帶表明我們在服務方面稍遜一籌，而綠色帶則表明我們在產品的安裝方面亦表現不佳。
以上的描述很簡單，也很容易理解。如果需要，把實際的數字加到這幅條形圖中，並采用大號字體以便於聽眾理解。在此，我給你一個簡單的指導原則：如果你不能用一句話解釋為什麽聽眾應該關註這張幻燈片，那麽就說明這裏還有問題。你需要試著把它弄得更簡單一些。同樣，如果你不能用一句話來描述一張圖表裏的每個要素，那麽就說明你用了太多東西。把你的圖表拆到多張幻燈片中，這樣你就可以輕松地把上面的“一句話原則”運用到你的演講中了。
最後一個關於圖表的提示：當你把Excel中的表格導入幻燈片時，你總是會在邊角處看到一個“圖例”（legend）的圖標。圖例是一個小方框，用來解釋圖上的每種顏色是代表什麽的。它是幻燈片自帶的功能。對於想要靜靜坐在桌子旁邊研究你的圖表的人來說，這將是一個很有用的功能。但是很不幸，對於聽眾而言，這卻很有可能讓他們走神。聽眾本來就不應該花時間和精力來看懂這些小方框。對此，我的建議是：把“圖例”從你的演講中刪掉。你肯定不想讓聽眾自己去嘗試弄明白那個藍色帶和黃色帶分別意味著什麽。因為讓他們明白這些，應該是你的本職工作。
規則4：剪貼畫——它們從來都不對我的胃口
回到計算機還遠未普及的時代，比如1989年，人們通常會對於把一個小型的卡通畫或藝術家的即興創作插到一個演講裏的技巧驚嘆不已。但我堅信，剪貼畫的時代已經過去了。在過去的五年中，我從來沒有看到過有一個演講因為中間的一頁插入了一幅剪貼畫而增光添彩——盡管隨著網絡技術的發展，幻燈片程序已經為你提供了無數的卡通圖片，供你選擇。
我不看好剪貼畫的作用，因為我認為它並不能夠幫助演講者在他們和聽眾之間建立起一種聯系。沒有人會說：“哦，真逗！那個卡通人物實在受不了他的電腦了。看，它正用錘子砸它呢！這張幻燈片可真是有用！” 即使是非卡通類型的那種剪貼畫，也不會幫助演講者與他的聽眾進行溝通。相反，它們看上去令人感到疲倦，讓聽眾精力分散，還有可能讓演講內容本身失去意義。
我這裏有一個很好的例子：與其讓你的聽眾看到一個綠色的、3D效果的閃爍的“$”符號，還不如直接向他們展示“現金流”這三個字的效果好。每天，我們在電視上和因特網上都能看到很多很多美妙的、奇幻的影像，它們都是由我們這個星球上最出色的計算機藝術家們制作出來的。不要想去和他們競爭。如果你可以丟掉那些剪貼畫，你就能把註意力集中在更加有用、更具說服力的圖表上。
規則5：照片的選取——取材真實，丟棄矯作
如果你在演講中談論的是提高產量，而你自己則置身於堆滿了工程圖的會議室裏，剛剛找到了一張你的同事詹妮弗、鮑勃（Bob）、阿曼達（Amanda）或是傑羅姆（Jerome）的照片的話，那麽請你無論如何都要把它放到你的幻燈片中。但是如果你剛剛從因特網上下載了一些完美人物的完美照片的話（比如，他們有著迷人的微笑、身段和衣飾），那麽，請你無論如何抵制那種想要粘貼的沖動。
對於照片的使用而言，聽眾通常只對真實的人物、建築物和環境具有積極的反應。而那種故意創造出來的、無可挑剔的照片則必須從你的演講幻燈片中剔除，因為這樣的圖像會成為聽眾頭腦中的笑柄。在過去的二十年中，我曾在數以千計的會議室裏工作過，卻從來沒有看到過任何一間會議室裏存在如此完美的、快樂的人們，或是哪個演講中帶有如此完美的藝術傾向。如果你真想要追求藝術上的美感，那麽你完全可以去找一個免版權的瀑布或者一片幽靜的草地。我選擇照片的首要原則是：如果它可以幫助你和聽眾之間創造一種積極的、真實的聯系，那麽它對於你來說就是一個不錯的工具。而如果在這張照片中，好幾個人都有著完美的牙齒、發型或是成功地把他們的每日脂肪攝入量控制在22克以下的話，那麽它可能就不是你應該選擇的那張照片。因為“我們”看上去與那些長相無可挑剔的家夥相去甚遠，所以也就沒有理由把“他們”的照片放到我們的演講中。
規則6：應用設計模版——就像圖表一樣，越簡單越好
幻燈片自帶有很多的應用設計模版，自動給出了統一的外觀和色彩結構供你選擇。一些很簡單，另一些則略顯復雜。這個功能很有意思，而且很容易使用。如果你願意的話，可以試著把你的幻燈片套上不同的模版看看效果。其中一個可能很適合你的主題，並且可以隨你所願，創造出與聽眾之間的聯系。如果你決定選用一種模版，那麽試著把它弄得簡單一些，保證它可以使屏幕上所顯示的文字價值最大化，並使這些文字可以與你所談到的內容相配合。
所以，花幾分鐘時間試一下這個“應用設計模版”的功能。你也許會發現一個符合你的演講基調和內容的模版。
規則7：動畫效果——可有可無
在“幻燈片放映”菜單欄下，有一個表格列出了所有的動畫效果。它可以（只輕輕點擊幾下）使你演講中的每個要素都“動”起來，例如每個單詞、每個標題、每個圖表。花30多分鐘試試，你就可以在下一次演講中熟練運用它了。
我喜歡以一種簡單而一貫的方式去配置我的動畫效果。也就是說，從右至左飛入，一次出現一個全屏顯示等等。因為這種動畫方式通常會為你的演講創造出一種節奏感、一種抑揚頓挫，隨之起到活躍現場氣氛的作用。而例如突然飛入、脫落飛旋或者顫栗式的動畫效果則起不到這種效果，因為它們本身就占據了觀眾過多的吸引力。
花時間來探索一下動畫菜單，看看哪種動畫效果最適合你的口味。如果沒有的話，那也沒關系。即使沒有任何動畫效果，你也完全可以成為一名出色的演講者，這就好像錦上添花的道理一樣。

好處

盡管已經談了這麽多，我還沒有告訴你我最喜歡幻燈片的地方。每次，當你在頁面之間進行轉換時，或是講到新的一段時，或是讓你的屏幕上的一段文字活動起來時，你都獲得了一個與聽眾進行聯系的新的機會。這一切就仿佛是一個朋友用他的胳膊肘輕輕地碰了碰你說：“嗨，這就是你下面需要知道的東西。”這也就是為什麽制作簡單、有趣、易於理解的幻燈片會幫助你在演講中保持優勢，並維護好你與聽眾間的聯系。
制作精良、易於理解的幻燈片會向聽眾展示你知道自己在做什麽，同時你也會利用好他們的時間。單憑這個就可以幫助你建立起與聽眾間的聯系。本來，你並不需要幻燈片來維持你與聽眾間的溝通，但如果有可能，我還是會強烈建議你使用這一強大的工具。
有關幻燈片的最後一些使用技巧
早點開始準備。如果你打算使用幻燈片和投影儀來配合你的電腦，你和管理視聽設備的人員應第一個來到演講大廳。如果你一定要等到演講即將開始的時候才一邊弓著身子去連接電腦和投影儀，一邊口中念念有詞地說“沒問題！只要幾分鐘就好”的話，那你絕對不可能做到冷靜、自信、像一個真正的專業人士那樣去面對你的聽眾。被窘迫地逼到那樣的境地，會使你的信心大受打擊。早點到達演講地點，確保你所要使用的投影儀和電腦正常工作；保證當投影開始的時候，你可以看到清晰、幹凈的圖像。如果不行，那就趕緊把手頭的一切都停下來，從懂行的人那裏尋求一些幫助。從我的經驗看來，那些家夥一般都很喜歡去幫助一些在技術問題上遇到麻煩的人。一旦一切恢復正常了，你就可以站在投影儀旁邊，直視屏幕，一頁頁地翻過你的幻燈片，並在每一頁上停留一到兩秒鐘。這就像是在表演或演奏之前最後一次翻閱一遍劇本或是樂譜一樣。這是一種讓腦子很快地旋轉起來並保持清醒的好方法。
準備一支幻燈片播放遙控筆。當你手拿著這種無線操作的小工具，在房間裏行走自如並進行你的演講時，你看起來可要比柯林·法約爾（Colin Farrell，好萊塢當紅小生）威風多了。當然了，這不是一個硬性的要求。但是花上不到50美分，你就可以自我感覺很酷、鎮靜而沈著，能夠掌控一切。它可以讓你免去那種不得不跑回電腦旁，每次想要換頁都不得不點一下空格鍵的尷尬。到電子用品商店，問店員要一個這樣用來輔助你演講的遠程控制工具。很多種幻燈片播放遙控筆都有一個可以直接插入你的筆記本USB接口的傳輸裝置，插進去，你就同時可以控制切換幻燈片。先練習幾遍（我們在第九章中還會詳述這一點），然後準備好踏入美麗新世界吧！
行動方案
1. 如果你還不熟悉幻燈片使用程序，試試看。它學起來很簡單。
2. 制作你的演講模版。這16頁幻燈片將成為你聯系聽眾的橋梁。
3. 謹記：少即是多。
4. 現在就開始準備，布置好你的演講廳。