制度不完善
第一章·制度不完善

——員工隨心所欲，支付“漏洞”費用

隨著計算機的普及，無紙化辦公已被眾多企業廣泛采用，與此相對應的，就是節省紙張、筆墨等費用。
　　但是，也有不少老板納悶，省了紙、省了筆、省了許多的打印復印，可公司的管理辦公費用為什麼還是很高呢？
　　因為，辦公費用在管理費用中還只是個小頭，這些費用的節省雖然重要，但畢竟占的比重不太大，而其他費用，稍微松一下就會流失更多。比如說在招待客戶時多喝上一瓶酒，可以換來多少張紙呢？
　　很多企業在辦公費用的管理上卡得很緊、管得很科學，但在其他方面，卻有著更大的漏洞在造成費用的流失與浪費。
　　1. 招待隨心所欲造成浪費
　　招待客人，該講究的一定要講，否則，哪有面子可言。但在該講究的講了之後，很多陪同招待客人的工作人員還會通過不必要的加菜加酒，給公司帶來無須有的浪費。
　　酒桌上，我們經常可以看到有不少陪同人員喝到七分醉意以後，無視客戶的拒絕，叫服務員再次開酒助興，喝到最後很多菜都涼了，於是就再加兩個菜。一瓶白酒加上兩個菜，就算次一點，一百多元轉眼就浪費掉了。如果稍高級一點，隨便來上這麼一出，幾百元就不見了。
　　其實，現在誰都知道，酒喝到一定程度後再強喝也就沒什麼意思了，何必去做既費力又不討好的事情呢。
　　還有一點，把客戶喝倒了，還談什麼事呢？
　　所以，為什麼有些公司會規定招待的人頭費用標準，就是基於陪同人員喝酒後這種隨意發揮的現象而制定的。
　　讓客戶吃好喝好，而不是讓客戶喝倒！
　　2. 會議太多造成的浪費
　　會議是每個公司都少不了的一項重要工作，開會前，一般都會由工作人員電話通知各參會人員，於是電話費就產生了。但如果行政部門的電腦上安裝一個短信群發平臺。該系統將在會議開始前的幾個小時內，把會議的主題、時間、地址以及需要大家準備的事項，發到參會者的手機上，然後由會議參加人員回復已收到會議通知，可以比電話溝通更好地完成此項工作，並節省大量的電話費用與打電話的時間。
　　而與此相接近的是，有些會議的召開，需要路程較遠的人員前來開會，交通費便由此產生，會議越多，產生的交通費用浪費就越多。特別是出差在外的人員要趕回公司參加一些並不是特別重要的會議，既浪費時間又浪費金錢。
　　另外，在冬夏季節，大家在會議室裏開會，離不開空調的幫助，這種大功率的空調浪費的電費可不是一個小數目。
　　而在網絡如此發達的今天，一些不是很重要的會議，完全可以通過QQ群的打字或YY語音功能來實現，幹嘛非得把人叫在一塊面對面地開呢？
　　3. 水電管理不當造成的浪費
　　副總要去參加公司的周會，人走樓空，但空調卻還開著；部門經理去參加公司的周會，空調關著但電腦還在繼續運轉、電燈也照樣亮著；辦公室的飲水機，時不時的處於“24小時服務”的工作狀態；盡管自然光線足以讓員工正常工作，但員工卻養成了早上開燈的習慣，卻沒有養成早上關燈的習慣；冬暖夏涼，冬天與夏天的空調溫度應該調到多少度卻沒有規定，所以員工只好冬天脫掉外套取暖上班，夏天就加件單衣防涼，聽說如果室內冷氣開得過冷，每超過一度就要多增加約10％的電費支出，同時，空調余熱余涼沒有被充分地利用起來，下班了再關空調和下班前半小時關空調的時間差沒利用起來，每年六個月左右的空調制冷制熱時間，相當於一臺空調多開了90個小時。另外，據說空調機冷卻裝置及空調機的蓄電座與濾壓器每月最好清理一次，據說空調一年都不清理，會減少20％的熱效率；此外，還有復印機、打印機等等，一不小心，這些大大小小的“電老虎”，就會讓公司多支付一筆不菲的電費。
　　所以，在晚上下班時安排專人檢查所有的用電設備，包括電燈、電腦、空調、復印機、打印機等是一項不錯的決定。管理方面更好一點的企業，可以實行“三清四關”，即：清除煙蒂雜物、清理辦公桌、清除垃圾，關門窗、關電源、關煤氣、關水源。
　　孝明感言
　　沒有挖不倒的墻角！一旦企業的漏洞過多，被某些員工“挖開墻角偷磚頭、偷木料”的現象就會不斷地發生。
　　一個企業自己放任眾多的管理漏洞不去修補，而是抱怨某些員工心術不正，這只能是一種笑話，卻又是經常見到的笑話。
　　想想看，在基本上不會付出代價的誘惑面前，又有多少人能頂得住呢？
　　解決方法
　　（1）差旅費方面
　　對差旅費的管理，只要實施兩大辦法，漏洞自然就會少很多。
　　●首先，出差前填寫出差計劃表。
　　由專人審批路線是否最合理，出差後不經公司同意不得更改路線，即可避免出差人員為了省住宿費而拼在一塊。
　　●其次，出差人員出差前申請GPS定位。
　　回來報銷的票據與出差補貼和GPS定位記錄的時間與目的地相符合即可。
　　（2）招待方面
　　選擇幾家熟悉的酒店，提前說好標準配菜，用類似於“尊貴標準”、“鉆石VIP標準”、“高貴標準”來代替點菜，有客戶需要招待時，只需要自己或行政部一個電話：“給我訂個包間，一共多少人，尊貴標準，大概幾點到”，就能讓自己有面子。然後自己帶上酒水，既喝得放心還能省點錢。
　　不知大家有沒有想過，不管是哪個檔次的飯店，你到了後直接說哪個包間，總比臨時找位子然後再點菜顯得更有派頭吧。
　　（3）其他管理費用
　　其他管理費用的流失，主要在於管理制度不完善或者制度本身不科學沒有可操作性。只要企業在制定各項制度的時候用數字化、標準化的方式來操作，執行起來就容易多了。
　　如把“離開辦公室較久應該關閉電腦、電燈”改為“離開辦公室必須關閉電燈、空調，有事離開辦公室二十分鐘以上的，必須關閉電腦”。