一位日本男性企業家,告訴一位即將造訪日本的美國女性主管,到日本時,她應該特別注意穿著,不要穿著過於緊身或低胸的衣服。結果這位女性主管被激怒,認為這又是日本大男人主義在作祟,因此對忠告置之不理。

其實,這位企業家可以有更好的做法。他可以告訴她一個故事,描述過去有一個穿著火辣的女性到他們辦公室,結果許多男同事都認定她是很隨便的女性,引來不少不必要的騷擾。這個故事同樣傳達了在辦公室穿著適當的重要性,但是因為有了包裝,並且以替對方著想作結束,因此比較容易讓女企業家接受。

這就是說故事的魅力。資深顧問賽蒙絲(Annette Simmons),在去年出版的「故事的要素」(The Story Factor)一書中,指出,故事可以為事實點綴豐富的細節,再加上具有情緒影響力,往往能引起聽眾的注意及共鳴,可以幫助你激勵、影響和說服他人。擔任企業主管的人,常常需要這項能力。

事實上,近年來,包括「領導引擎」等許多管理書籍不約而同都強調,企業推動的任何策略或變革,都需要員工百應(buy in),說故事因此成為領導人重要的能力之一。

當故事比事實動聽時

說故事比純綷說事實有效果的情況有:
1.從平面變立體。當你希望聽眾能夠深刻體會你的說法時,故事會比事實具有效果。例如,當你的角色是創造一個工作團隊時,告訴員工你成長於擁有十二個小孩的家庭,以及從小如何學習團隊合作的故事,比起告訴員工,公司的績效評估顯示你是一個適合帶領團隊的人,來得有說服力。

2.化解棘手問題。有時候聽眾會挑戰你,詢問隱藏著陷阱的問題,這時候你可以透過說故事解圍。例如,你告訴員工,說實話可以增進工作表現,結果有人拋出一個問題:「你的意思是,不管什麼情況下,我們都應該說實話?」這個時候如果你堅持回答是,顯示你過於天真,但是如果你回答不是,又顯得與之前的說法衝突。

在這種情況,你可以告訴員工,有一次,你的一位同事第一次要登台做報告,臨上台前他問你他的準備是否充足,雖然你認為他還有許多需要加強的地方,但是你還是點頭,因為在那個情形下,告訴他實話對他毫無幫助,反而會讓他更沒信心。透過這個故事,你可以讓員工了解,雖然你認為說實話具有正面意義,但是你也了解有例外的情形。

3.增加思考角度。一般人通常只從自己的角度看事情,因此他們無法接受你的說法。面對這種情況,你可以告訴他們一個極端的故事,以破除他們侷限的看法。

例如,當父母不斷告訴青少年「必須注意交通安全,因為統計數字顯示車禍的發生率很高」時,青少年可能不以為意。但如果父母告訴子女他們的親身故事,當他們在高中時,因為一場車禍而喪失了一名好朋友,可能較能引起青少年的共鳴。

4.無法直接說明。有時候你必須轉個彎表達意見,例如,當你希望能夠與同事分享一份資料,但是這份資料卻是機密時,你可以透過說故事的方法,將主要的訊息傳達給對方。

5.給予對方試用品。推銷產品時,如果你可以讓對方先試用,可能會容易些。同樣地,在推銷概念時,其他人的實例也可以發揮試用品的功效。例如,每個人都知道運動對自己有益,當健身房的教練要說服顧客加入會員時,不斷強調運動的好處,只是老調重彈。但是如果教練可以說一些會員的故事,包括他們在加入前後的改變等,對顧客而言,可能較具有說服力。

6.吃軟不吃硬。當面對僵局時,最糟糕的處理方式是直接向對方下命令,對方可能會在不服氣的情形下佯裝接受,或者有更強烈的反彈。比較可行的做法是,以說故事的方式點出,為什麼你希望對方能夠按照你的想法進行,不要直接硬碰硬。

如何說好故事

既然說故事在許多時候都能發揮功效,究竟如何才能讓別人靜下心來聽你說故事?賽蒙絲表示,說好故事的第一步是,你自己必須相信你的故事。之後,你必須引起聽眾的好奇心,並且持續抓住他們的興趣。故事要以豐富、有感情的方式說出來,除了選用的辭彙語調外,面部表情及肢體動作也很重要。例如,說到寒冷時,不妨讓牙齒打顫發出聲音,談到緊張的地方,停頓一下讓聽眾充滿期待。你可以錄下自己說話的樣子,然後觀看自己有哪些需要改進的地方。

說故事時的最大禁忌是流露出優越感。當你顯示出你覺得你比對方懂得多,想讓對方知道「你對,他錯」時,通常對方的接受度不會太高。此外,避免讓聽眾覺得無聊,故事不要過長,也不要沒有重點。對一個經理人來說,應該會說以下六種故事:

故事一:我是誰
在接受你的影響之前,聽眾會想知道你是誰,以及你的目的為何。沒有這些基礎,你通常無法贏得他們的信任感。你說的故事不一定要很個人化,只要能讓對方對你有必要的了解。例如,你可以說一個關於德蕾莎修女的故事,讓對方知道你對人性光明面抱持希望。

故事二:為何我在這裡
這種故事可以讓聽眾知道,你今天之所以在此的目的為何。先讓他們了解你的目的後,他們才不會懷疑你的動機,進而相信你的故事。例如,一個自己薪資過高、員工薪資過低的公司老闆,如果對員工說,公司的一切發展計劃都是為了員工,而沒有提到他自己從中的獲利,員工根本不會相信他的說辭。

故事三:許對方一個未來
有一個人來到一處工地,那裡的工人都忙著運磚砌牆。這個人問他碰到的第一個工人:「你在做什麼?」工人回答:「我在堆磚塊。」這個人接著問第二個工人相同的問題,工人回答:「我在砌一座牆。」這個人最後再問他碰到的第三個工人,結果工人回答:「我在建一座大教堂。」如果你想要影響別人,你必須告訴對方一個包含願景的故事,讓他們為建造一座大教堂而努力。當你述說關於願景的故事時,故事要很踏實堅定。

故事四:教導別人
當你要教導別人時,可以運用故事來告訴對方,他們需要達成哪些目標,以及如何才能達成這些目標。例如,當你指導一位新進的櫃檯小姐如何工作時,平鋪直敘她的職責內容,對她的影響有限。但是,如果你告訴她,你看過最好的一名櫃檯小姐,她能夠讓憤怒的顧客冷靜下來、和顏悅色地招待上門的人,以及處理接收郵件,這位新進櫃檯小姐可能比較能了解你對她的工作期許。

故事五:傳遞價值
以例子說明價值,比單純陳述價值的效果好。例如,你告訴新進員工。「我們公司很重視誠信。」效果不及你告訴他,過去公司裡有一個業務員,因為不敢誠實面對錯誤,以致使公司蒙受大筆損失的故事。想想看公司中有什麼樣的實例故事,可以凸顯公司的價值,讓員工實際跟著做。

故事六:我知道你在想什麼
從聽眾的背景,推測他們對你的意見會有何看法。如果你能早他們一步,以故事的方式說出他們的反對意見,讓對方知道你了解他們的想法,你可能可以贏取他們的贊同。

故事人人會說,只是巧妙各有不同。如果碰上要激勵、影響和說服其他人時,不妨試試說一個故事。

文章來源:EMBA雜誌第186期(2002年2月出版)

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